Главная » Уничтожение документации

Уничтожение документации: вчера, сегодня, завтра

Уничтожение документов необходимо проводить в тот момент, когда их хранение становится нецелесообразным или же неактуальным. У каждого документа есть свой определенный срок хранения, который определяет закон. Как правило, этот срок составляет несколько лет. По истечении этого срока содержание конкретного документа в архиве становится бессмысленным и обременительным. Если в архиве накопилась определенная масса ненужной документации, проводится ее уничтожение. Большинство компаний, складывая документы в специальные контейнеры, передают их сторонним компаниям, которые уже непосредственно и осуществляют акт уничтожения документации.

Но не обязательно уничтожается только документация из архивов. У каждой компании есть множество текущих документов, которые не подлежат сохранению. К таковым относятся списки сотрудников, внутренняя документация технического характера, использованные блокноты, черновики соглашений и договоров, а также те бумаги, которые не предназначаются для третьих лиц. В данном случае уничтожение документации играет еще и охранную роль, потому как любая утечка внутренней корпоративной информации способна создать прореху в системе безопасности. Конкуренты могут провести многофакторный анализ таких документов и сделать определенные выводы о маркетинговых и финансовых планах компании, ее технологиях, находящихся на стадии разработки и другой информации, представляющей коммерческий интерес.

С позиции информационной безопасности наиболее опасным объектом является корзина для мусора, в которую иногда попадает наиважнейшие корпоративные данные. Увы, но данное отношение к документам является не лучшим способом соблюсти коммерческую тайну.

Именно поэтому современный рынок предлагает множество способов уничтожения документов. Для утилизации документов используются шредеры различной степени секретности, специальные лазерные установки для компакт-дисков, электромагнитные ударники и контейнеры с химическими веществами.

Но процесс утилизации документации зависит от многих факторов. Существует определенный порядок уничтожения документов. Не все документы можно уничтожать. Согласно 17 статье Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» каждая компания обязуется обеспечить сохранность всех документов в полном соответствии со сроками их хранения.

Для организации процесса уничтожения тех или иных документов в компаниях создаются специальные экспертные комиссии, состоящие из сотрудников структурных подразделений организации под председательством одного из руководителей, а также из представителей архивных учреждений.

В компетенцию таких комиссий входит определение порядка отбора документации на хранение, а также порядка уничтожения документов. Комиссии занимаются организацией экспертизы ценности документации, а также контролируют ее проведение. При этом основное внимание уделяется именно тем документам, которые подлежит уничтожить.

Говоря об уничтожении документных архивов, можно отметить тот факт, что эта задача является сложной задачей для компаний, потому как списание документации, проведение экспертизы ее ценности, а также другие работы подобного характера требуют серьезных затрат времени. Наша компания предлагает вам комплекс услуг по уничтожению документации, включающие в себя проведение всех необходимых работ – начиная проведением экспертизы документов и заканчивая их вывозом и утилизацией. Наши специалисты грамотно и в короткие сроки уничтожат ненужные архивы, которые не подлежат дальнейшему хранению. При этом все работы проводятся в согласии со всеми существующими требованиями законодательства, а также с оформлением всей необходимой документации.

Быстрая связь

по всем вопросам

Введите этот код:

Код проверки

Мы предоставим Вам

следующие документы:
  • Акт уничтожения.
  • Акт выполненных работах.
  • Документы с указанием веса уничтоженного.
  • Документы для оплаты по безналичному расчету
  • Видеоматериалы с зафиксированным процессом утилизации (по требованию).